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Aprender a administrar su correo es una tarea organizacional sorprendentemente desalentadora porque no puede simplemente organizar visualmente el correo; tienes que leer y tocar cada documento para archivar o descartar. Dicho esto, la mejor manera de comenzar es saltar y hacerlo ahora.
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Volcar la basura
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Reduzca la cantidad de correo que recibe al detener la entrada de correo basura.
Darse de baja de todos los catálogos –– sí, todos ellos. Puede encontrar sus contenidos en línea ya. La mayoría tiene letras pequeñas con instrucciones para darse de baja, o puede hacerlo en línea. Reducir la cantidad de correo basura que recibe reducirá la cantidad de tiempo que pasa administrando su correo. También es bueno para el medio ambiente.
Después de darse de baja de todo, su buzón estará felizmente libre de correo basura por un tiempo, pero lentamente comenzará a acumularse nuevamente. Continúe eliminándose de las listas de correo de manera continua o reserve un tiempo cada seis meses más o menos para eliminar su nombre de cualquier lista a la que haya sido agregado.
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Programarla
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La mayoría de las personas clasifican el correo mientras caminan por la puerta después del trabajo y a menudo se detienen en el medio para guardar su abrigo o centrar su atención en lo que hay para cenar. Resista el impulso de administrar el correo hasta que tenga el tiempo y la atención para dar a esta tarea. Este es el por qué:
- Si ordena por la puerta, es probable que no esté preparado para administrar su correo en ese momento. Necesita las herramientas adecuadas y la atención para decidir cómo usar o desechar cada pieza. Nunca toque un pedazo de papel más de una vez si no es necesario. Esto es lo que hace que la gestión del papel sea tan agotadora: ¡debe leerla cada vez! Espere hasta que esté listo para administrar y descartar.
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Use las herramientas adecuadas
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Tenga a mano las herramientas adecuadas para descartar, reciclar o responder a su correo. Esto incluye:
- Trituradora Papelera de reciclaje Sistema de archivo y calendario
No tenga su trituradora y papelera de reciclaje en habitaciones separadas. Deben estar a tu lado mientras trabajas para que puedas tomar medidas de inmediato. De esta manera, no tendrás montones de papel esperando ser reciclados y triturados por toda la casa.
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Establecer un sistema
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Hay tres juegos finales para cada correo:
- Tome medidas con el correo que necesita atención ahora o eventualmente. Agrúpelo en categorías adicionales como archivar, responder, acción inmediata, etc. Recicle el correo basura que no tiene valor para usted y que no tenga información de identificación más allá de su nombre. Destruya un correo que contenga información de identificación más allá de su nombre. y dirección. Esto incluiría números de seguro social, fechas de nacimiento, ofertas de tarjetas de crédito y más.
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Síguelo
La tienda de contenedores
Ahora que tiene un sistema inactivo, debe mantenerlo. Si no tiene tiempo todos los días para dedicar a ordenar su correo, colóquelo en una bandeja de entrada en su escritorio, cerca de su entrada o en una esquina de la encimera de su cocina. Planifique pasar tiempo una o dos veces por semana para clasificar cada pieza de correo para que no se pierda nada importante.
