FangXiaNuo / Getty Images
¿Trabajas para una empresa que tiene reuniones frecuentes? ¿Alguna vez te has preguntado qué se supone que debes hacer y qué se considera un comportamiento adecuado en estas reuniones? ¿Temes asistir a las reuniones porque temes cometer un paso en falso que podría poner en peligro tu posición u oportunidades para avanzar?
Por lo general, los gerentes, los líderes de equipo o los ejecutivos corporativos se reservan el derecho de iniciar reuniones de negocios cuando sientan la necesidad. Ya sean eventos programados regularmente o convocados para un propósito específico, todos los asistentes deben seguir las pautas adecuadas de etiqueta comercial.
Líder
Antes de la reunión, es esencial tener todo organizado para no perder el valioso tiempo de nadie. Desea que se ejecute de la manera más fluida y programada posible, pero aún así deje tiempo para preguntas y comentarios si es posible. La clave es mostrar respeto por todos los involucrados.
Aquí hay algunas pautas recomendadas:
- Tener una agenda escrita con una secuencia lógica y tiempos realistas. Si el tiempo y los recursos lo permiten, envíe copias a todos los que asistirán. Envíe una invitación a los posibles asistentes con tantos detalles sobre la reunión como sea posible, incluida la ubicación, la hora de inicio, qué llevar y la hora de finalización. Comience con un saludo amistoso y dígales a todos cuándo está bien hacer preguntas. Tenga agua en el podio o al frente de la sala y tómela entre temas o cuando alguien más esté hablando. No necesita escribir su discurso literalmente, pero al menos debe tener viñetas en sus notas. Si no lo hace, puede saltar de un tema a otro y perder la noción de lo que necesita decir. Esto puede hacer que pierda el tiempo y deje a los asistentes preguntándose sobre el punto de la reunión. Tenga en cuenta el lenguaje corporal de sus asistentes. Si ve que las personas están perdiendo interés, haga una pausa y verifíquese para asegurarse de que no está repitiendo información o gastando demasiado tiempo en algo que no es relevante. Tenga algunas anécdotas para mantener la reunión interesante. Sin embargo, evite contar chistes inapropiados que tengan una pizca de sexismo, racismo o cualquier otra cosa que pueda ofender a otros. Nunca robe las ideas de otras personas y las llame propias. Siempre dé crédito a los demás por ideas y tareas exitosas. Si bien está bien moverse un poco, no camine de un lado a otro al frente de la sala. Esto te hace parecer nervioso. Durante el período de preguntas y respuestas, permanece en silencio hasta que la persona que pregunta termine antes de responder. Si no entiende la pregunta, pídale que la repita o que explique más la pregunta. Si alguien parece enojado u hostil, manténgase calmado y pídale a la persona que discuta esto con usted en otro momento. Finalice la reunión temprano si es posible. Es mejor que sea más corto que perder la atención de los asistentes.
Asistentes
Todos los que sean convocados a la reunión deben asistir a menos que las circunstancias no lo permitan. Si conoce la reunión de antemano, considere tomarse un tiempo adicional con su preparación personal para mostrar respeto por los supervisores que asistan. Vístase apropiadamente para el nivel empresarial.
Consejos para los modales:
- Si se le solicita que envíe un mensaje de confirmación, hágalo tan pronto como ingrese a la reunión en su calendario. Llegue unos minutos antes si es posible. Verifique su teléfono celular y asegúrese de que esté en silencio o apagado. Nunca debe enviar mensajes de texto durante una reunión a menos que el líder le solicite una persona específica. Si se sirven refrescos, una bebida es aceptable. Sin embargo, a menos que todos los demás estén comiendo, espere hasta que termine la reunión para tomar un refrigerio. Si se trata de una reunión de almuerzo, traiga su comida a la mesa y cómela lo más tranquilamente posible y sin llamar la atención. chatear o intercambiar notas con otros asistentes. Esto es muy perjudicial y puede dar la impresión de que no se toma su trabajo lo suficientemente en serio como para prestar mucha atención a lo que se está discutiendo. Si se le solicita, responda lo más directamente posible. Cuando no sepa la respuesta, discúlpese y sea honesto. Ninguna respuesta es mejor que la incorrecta. Después de la reunión, agradezca al orador. No se demore más de lo necesario en la sala de reuniones. Pasar el rato te hará parecer inactivo, y no quieres que el jefe piense que estás usando la reunión para eludir tus deberes.
Reuniones en un restaurante
A veces se convoca una reunión para almorzar y se puede celebrar en un restaurante. Aunque esto esté lejos de la oficina, recuerde que todavía está en el trabajo.
Consejos adicionales para reuniones en restaurantes:
- Nunca olvides tus modales en la mesa. Maneja los contratiempos de las comidas con gracia y buenos modales. Usa los utensilios adecuados. Si tiene dudas sobre cuál es el tenedor de cada curso, siga a la persona que dirige la reunión. Si se encuentra en un restaurante buffet, conozca los modales adecuados para ayudarse a sí mismo. Siga las pautas adecuadas para comer bocadillos.
