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El correo electrónico es una de las principales formas en que las personas envían comunicaciones escritas ahora, y no es probable que eso cambie. Es fácil, rápido y no requiere un sello.
Atrás quedaron los días en que tiene que esperar una semana o más para recibir una carta o respuesta por correo. No es necesario hacer viajes de emergencia a la oficina de correos para pesar sus sobres y recoger suficientes sellos para facturas y cartas. De hecho, muchas personas nunca han enviado un sobre ni enviado una carta a través de la oficina de correos de los Estados Unidos.
El correo electrónico se ha convertido en una de las formas más fáciles y rápidas de comunicarse tanto personalmente como en los negocios. Esto se ha convertido en un fenómeno que el siempre confiable Servicio Postal de los Estados Unidos está luchando por encontrar maneras de mantenerse en el negocio.
No sorprende entonces que la etiqueta del correo electrónico, a menudo denominada Netiquette, sea un tema candente para la cultura actual. Los correos electrónicos son enviados todos los días por una amplia sección de la población estadounidense. La mayoría de las empresas utilizan el correo electrónico para comunicarse con los empleados durante todo el día. Casi todos los hogares tienen al menos una computadora con acceso a Internet y dentro de esos hogares hay madres, padres, niños, adolescentes e incluso abuelos, y todos o la mayoría de ellos reciben y envían correos electrónicos.
Vivimos en un microondas, una sociedad impulsada por Internet, y nadie quiere tomarse el tiempo para escribir una carta a mano, a pesar de que es mucho más íntima y personal. Aún así, hay muchas circunstancias en las que el correo electrónico funciona mejor que el correo tradicional. A continuación, se incluyen algunos consejos y recomendaciones que debe tener en cuenta al redactar notas de correo electrónico.
- Preparar. Antes de comenzar a escribir un correo electrónico, ya sea una nota inicial o una respuesta, debe preguntarse qué es lo que le gustaría comunicar. En resumen, ¿cuál es su propósito para escribir? Una vez que lo sepa, puede leer el correo electrónico completo antes de enviarlo para asegurarse de que ha logrado su objetivo. Si alcanza el grado, envíelo; Si el texto es confuso, duro o poco claro, entonces quizás debería comenzar de nuevo. Comunicar. Recuerde que se está comunicando con una persona real que recibirá este correo. Con eso en mente, debe dirigirse a la persona por su nombre y ser respetuoso. Si se trata de una respuesta a un correo electrónico recibido, debe tomarse el tiempo para responder cualquier pregunta o solicitud al principio de la nota. Respirar. Todos hemos sido culpables en algún momento u otro de perder la compostura. Si recibe un correo electrónico que lo enoja o lo molesta, no responda en especie. Tome el camino alto y responda solo para acusar recibo o tómese un tiempo antes de responder para que pueda calmarse y responder con un mensaje bien pensado. Nunca desea responder a un correo electrónico (o cualquier otra forma de comunicación) con ira. Cuando estamos enojados, tendemos a decir (o escribir) cosas que no queremos decir o que no necesitamos decir. Recuerde que una vez que se envía su correo electrónico, estará ahí para siempre. Se transparente. Su línea de asunto debe ser una verdadera representación de por qué se está contactando con el destinatario. Use frases relacionadas con el asunto del correo. Esto es cierto si está redactando un correo electrónico comercial o personal. Por ejemplo, si está escribiendo un correo electrónico a su madre sobre su visita la próxima semana, su línea de asunto debería leer algo como "Su visita". Investigación. Si está enviando un correo electrónico a un socio comercial, es apropiado que use su apellido y título. Investigue y diríjase al destinatario correctamente. El presidente de la compañía podría ser tratado como el Sr. Taylor o como el Presidente Taylor. Corrector ortográfico. El uso del corrector ortográfico es importante cuando se comunica por escrito. Cuando envía una nota llena de errores, le comunica que es descuidado o que no presta atención a los detalles. Intente ejecutar siempre el corrector ortográfico o use un programa que se corrija automáticamente. Y luego léelo nuevamente para asegurarse de que las palabras que desea usar no se corrijan automáticamente a algo diferente. Corregir. Debe tomarse unos segundos o minutos adicionales que son necesarios para hacer una revisión rápida de cualquier correo electrónico que planee enviar. Tómese este tiempo para editar las oraciones incómodas o para colocar los signos de puntuación faltantes. Esté atento al tono. A veces, un correo electrónico puede ser diferente de lo que pretendía. El tono de su correo electrónico es muy importante y es tan importante como su mensaje. Debido a que esta es una comunicación escrita, debe asegurarse de que su tono sea agradable y que sea una verdadera representación de lo que quiere decir. Recuerde que su destinatario no puede escuchar la risa en su voz o ver la sonrisa en su rostro. A menos que desee prefacio todo lo que escribe, debe evitar cualquier idioma en el correo electrónico que pueda ser mal interpretado de alguna manera. Se corto y dulce. Trate de no escribir una novela cuando envíe un correo electrónico. La mayoría de la gente realmente no quiere leer tanto en un correo electrónico. Si el correo electrónico es necesariamente largo, intente ayudar al destinatario resaltando conceptos clave, usando viñetas o resumiendo el asunto en el párrafo inicial. Comunicarse bien. No quiere confundir a su lector, así que tómese el tiempo para ser claro y conciso en su escritura. Si le envía un correo electrónico a un amigo, puede ser más informal en su estilo de escritura. Sin embargo, si se trata de comunicación comercial, use la gramática adecuada y evite usar símbolos o emojis que lo hagan parecer menos profesional.
La comunicación por correo electrónico es muy popular. Tómese el tiempo para comprometerse con la Regla de Oro, y avanzará mucho para convertirse en un profesional de la netiquette pulida.
