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Los montones de papel son una molestia, y administrar un sistema de archivo en el hogar puede ser una carga. Sin embargo, debe conservar algunos documentos porque nunca sabe cuándo los necesitará.
¿Cuánto tiempo necesita conservar sus impuestos, recibos, extractos bancarios y otros documentos importantes? Cada tipo de documento es diferente, por lo que querrá asegurarse de conservar todo su papeleo el tiempo suficiente antes de encender la trituradora, incluso si cree que ha terminado con ellos.
Mantener un sistema de archivo de inicio viable
Una clave para crear un sistema de archivo hogareño viable es comenzar a reducir la cantidad de papel que recibe. Realmente puede reducir la cantidad de papel que tendrá que triturar o archivar. Esto significa deshacerse del correo basura, suscribirse a las facturas electrónicas y no aceptar volantes, cupones que nunca usará, catálogos que nunca leerá u otras efímeras a las que sienta que necesita aferrarse cuando lo conoce Realmente no.
El segundo paso es asegurarse de tener un buen sistema de administración de correo. Mientras más eficientemente maneje el correo cuando llegue, con menos frecuencia tendrá que hacer una gran sesión de archivo, trituración y reciclaje.
Configurar un sistema electrónico
Deshacerse de su archivo en papel mediante la configuración de un sistema de archivo electrónico le ahorrará espacio y lo eliminará del desorden de papel. Hoy en día, un sistema de archivo electrónico tiene mucho sentido porque es más fácil que nunca.
Para comenzar, necesita un escáner y un lugar para almacenar sus archivos: un sistema de carpetas en una computadora y una copia de seguridad en la nube, así como un disco duro externo. Cuantas más copias de seguridad tenga —en casa y fuera del sitio—, más preparado estará para deshacerse del montón de papeleo sin preocuparse por perder algo importante.
Configure carpetas generales para diferentes tipos de documentos (por ejemplo, hogar, impuestos, auto, certificados de nacimiento, etc.) No necesita ser demasiado preciso al almacenar los documentos, ya que los sistemas de archivo electrónico se pueden buscar.
Luego, escanee cada documento y guárdelo en una carpeta de acuerdo con el contenido. Asegúrese de dar a cada uno un nombre de archivo único para describirlo, de modo que pueda encontrarse rápidamente a través de la función de búsqueda de su computadora. Además, agregar la fecha al final del nombre de archivo puede ayudarlo a distinguir el mismo tipo de documento de diferentes períodos de tiempo. Por ejemplo, en lugar de llamar a su factura de servicios públicos utilitystatement.pdf, asígnele el nombre utilitystatement-Feb2019.pdf.
También hay una serie de aplicaciones disponibles que pueden ayudarlo a grabar y almacenar rápidamente una variedad de documentos. Muchos se pueden administrar a través de su teléfono inteligente o tableta, por lo que puede deshacerse del papeleo (especialmente los recibos) cuando no está cerca de la computadora de su casa.
Guardar copias
Para sus documentos más importantes, los expertos aconsejan mantener múltiples copias. Eso puede significar mantener una copia en su almacenamiento en la nube y otra en un disco duro. También podría significar mantener una copia en su archivo electrónico y una copia impresa en una caja fuerte a prueba de fuego.
Documentos para almacenar para siempre
Varios documentos deben almacenarse para siempre. Estos son los más importantes que puede necesitar en cualquier momento en el futuro por una variedad de razones. Asegurarse de que se guarden en un lugar seguro y que una copia sea segura le ahorrará mucho tiempo cuando sea necesario.
- Expedientes académicos: diplomas, transcripciones y cualquier trabajo de cartera que pueda usarse en el futuro cuando solicite un trabajo. Documentos de adopción Certificados de bautismo Certificados de nacimiento Certificados de muerte: pueden ser necesarios para fines fiscales. Licencias de conducir Registros de empleo: cualquier cláusula, acuerdo, expediente disciplinario y evaluaciones de desempeño Registros médicos Registros militares Pasaportes Registros de jubilación y pensiones Tarjetas de seguridad social Testamentos
Documentos para almacenar por un cierto período de tiempo
Imagine tener en su escritorio montos y facturas bancarias de por vida. Después de solo una década, esa pila probablemente sería exageradamente grande. Hay muchos tipos de documentos, en su mayoría financieros, que debe conservar durante un cierto período de tiempo, pero no necesita guardarlos para siempre. Es posible que tenga que hacer referencia a ellos mensualmente o semanalmente por un tiempo, luego se convierten en otro pedazo de papel por ahí creando desorden.
La parte difícil es saber cuándo puede deshacerse de este tipo de registros. No hay una buena respuesta para todo, pero las pautas recomendadas se basan en lo que es:
- Estados de cuenta bancarios: un mes Facturas: un año para cualquier impuesto o garantía relacionada; todas las demás facturas deben triturarse tan pronto como se hayan pagado. Facturas de tarjetas de crédito: triturar inmediatamente cuando se paguen. Recibos de mejoras del hogar: conservar hasta que se venda la casa. Registros de inversiones: siete años después de que haya cerrado la cuenta o vendido la garantía. Arrendamientos: Conserve hasta que se haya mudado y haya recibido su depósito del arrendador. Cheques de pago y talones de pago: un año, o hasta que haya recibido su estado de cuenta W-2 para ese año fiscal. Recibos de ventas: conserve para el Duración de la garantía para compras importantes como electrodomésticos y productos electrónicos. Para cosas como comestibles y ropa, solo guarde el recibo hasta que sepa que no será necesario devolver la mercancía. Documentos fiscales: Siete años, incluyendo su archivo y todos los documentos que lo acompañan, como W-2 y recibos. Registros del vehículo: Manténgalo hasta que se venda el bote, el automóvil o la motocicleta.
Cómo deshacerse de los documentos
Triturar documentos es la principal forma de protegerse del robo de identidad. Como regla general, hay ciertos documentos que absolutamente deben triturarse. Esto incluye cualquier cosa que tenga números de cuenta, fechas de nacimiento, nombres de soltera, contraseñas y PIN, firmas y números de Seguro Social.
Si los documentos aún están "activos", debe mantenerlos como referencia, colóquelos en su sistema de archivo de inicio por tema. Solo destrúyalos una vez que ya no estén en uso.
Qué documentos triturar
Cuando haya terminado con estos documentos y ya no los necesite, no dude en triturarlos:
- Recibos de cajero automático Extractos bancarios Copias de certificados de nacimiento Cheques cancelados y anulados Facturas de tarjetas de crédito Informes de crédito Licencias de conducir (caducadas) Documentos de empleo que tienen alguna información de identificación Pasaportes y visas vencidos Números de cuenta de inversiones Documentos legales Inversiones, acciones y transacciones de propiedad Artículos con firma (arrendamientos, contratos, cartas, etc.) Etiquetas de equipaje Médicas y registros dentales Documentos con un número de Seguro Social Contraseñas o números PIN Solicitudes de tarjetas de crédito preaprobadas Recibos con números de cuenta corriente, números de tarjeta de crédito o cualquier otra información de identificación Formularios de impuestos Transcripciones con información de identificación Itinerarios de viaje Boletos de avión usados Facturas de servicios públicos (teléfono, gas, electricidad, agua, televisión por cable, internet, etc.)
Todo lo demás, como el papeleo, se puede reciclar. Asegúrese de tener un sistema de archivo flexible configurado para que pueda mantener estos documentos bajo control. También es una buena idea acostumbrarse a revisar los documentos almacenados de forma regular. Intente hacer esto cuando pague facturas, presente sus impuestos o se encargue de una tarea recurrente similar para que no se olvide y su papeleo se salga de control.
