imágenes falsas
Entonces, tiene que hacer todas estas cosas todos los días y su lista de tareas está llena: ¿cómo sabe qué hacer primero, segundo y tercero?
Casi todos sienten que tienen demasiado que hacer y muy poco tiempo para hacerlo. A menudo, ese sentimiento abrumado proviene de la incapacidad de priorizar todas esas tareas aparentemente apremiantes. Si siente que su lista de tareas está creciendo por minutos y ni siquiera sabe por dónde comenzar, aquí le mostramos cómo identificar, evaluar y priorizar sus tareas.
1. Haz una lista
Antes de intentar ordenar sus obligaciones en orden de importancia, tómese el tiempo para compilar una lista completa de todo lo que necesita o desea lograr. Divide tu lista en secciones para diferentes tipos de tareas. Estas categorías podrían incluir:
Tareas diarias o semanales
Estas son "tareas pendientes" mundanas que pueden ser personales (planificación de comidas y compras) o relacionadas con el trabajo (reunión semanal del equipo). Si ya sigue una rutina diaria, estará familiarizado con estas tareas; Si no lo hace, este es un buen momento para crear uno. Lo que incluye puede variar: algunas personas no verán la necesidad de recordarse a sí mismas para revisar el correo electrónico o comprar comestibles, pero otras apreciarán los recordatorios estructurados para realizar ciertas acciones en ciertos momentos o ciertos días.
Tareas con plazos
Estos, obviamente, deben hacerse en una fecha específica y requieren preparación previa. Algunos ejemplos podrían ser un periódico escolar que vence en tres semanas o una fiesta que está planeando dentro de seis meses. Este tipo de tareas, a menudo llamadas proyectos, se pueden dividir en componentes más pequeños, por ejemplo, "escribir papel" se puede dividir en leer los libros relevantes, organizar sus notas, escribir un bosquejo, escribir el primer borrador, etc. en.
Tareas recurrentes
Estos no ocurren en una frecuencia diaria o semanal, pero tampoco son proyectos únicos. Las tareas recurrentes pueden incluir citas con el dentista o hacer sus impuestos trimestrales.
Tareas necesarias y automotivadas
Estas son tareas o proyectos que sabes que tienes que hacer, pero nadie te obligará. Raramente, si alguna vez, tienen un límite de tiempo incorporado. Piense en mejorar el sitio web de su pequeña empresa o en encontrar un nuevo proveedor de atención primaria.
Tareas automotivadas, no necesarias
Estas son las actividades más divertidas que, sin embargo, tienden a quedarse en el camino, ya que otras tareas más evidentemente necesarias las desplazan. Piensa leer por placer o trabajar en pasatiempos.
Algún día Tareas
Estas tareas se encuentran en la parte inferior de su lista de tareas pendientes o en el fondo de su mente, pero generalmente no tienen que hacerse pronto o nunca. Ejemplo: pinta tus radiadores.
2. Organiza tu lista
Una vez que haya enumerado todo, puede averiguar qué hacer primero y organizar su agenda. (La forma en que hace esto físicamente, en una hoja de papel, un planificador, una aplicación, un calendario en línea o de otra manera, importa menos que elegir un método que funcione para usted y que usará). Aquí hay algunos criterios pensar sobre:
Urgente o importante
Todas las tareas pueden clasificarse en una de cuatro categorías. Las tareas urgentes e importantes deben hacerse primero, lo antes posible; las tareas urgentes pero no importantes se pueden delegar si es posible, pero si no, su agenda debe incluir suficiente flexibilidad y tiempo extra para acomodarlas cuando aparecen; las tareas importantes pero no urgentes deben planificarse con suficiente antelación para que no se vuelvan urgentes; Las tareas que no son importantes ni urgentes pueden eliminarse potencialmente, aunque si las disfruta, deben incorporarse a su horario para que no se vean desplazadas por obligaciones más exigentes.
Evaluar valor
Puede juzgar el valor de una tarea de varias maneras. Una podría ser si otras personas se ven afectadas y cuán importantes son esas personas para usted (la aprobación de su jefe y el bienestar de los niños que dependen de usted es más importante que, por ejemplo, las opiniones de un grupo de extraños que acordó unirse a una reunión). También puede asignar un alto valor a las tareas que considera que valen la pena a largo plazo, o que simplemente encuentra gratificante.
Una referencia que probablemente encontrará al leer sobre priorizar tareas es la regla 80-20 o el Principio de Pareto, que establece que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. Esto puede o no ser cierto para usted, pero es un buen recordatorio para identificar en qué está pasando realmente el tiempo y cuáles de sus esfuerzos están dando resultado.
Tiempo y flexibilidad
Un horario de funcionamiento permite cambios y reconoce limitaciones de tiempo. Sea realista al priorizar y planificar sus días. En caso de duda, sobrestime el tiempo que tomará una tarea determinada.
Si se deben realizar dos tareas al mismo tiempo, elegir con qué comenzar depende de cómo trabaje mejor. Algunas personas prefieren sacar la tarea más simple del camino para concentrarse en la más compleja; otros se sentirán tranquilos si comienzan primero la tarea más difícil y realizan una parte o la totalidad antes de continuar. Recuerde que no tiene que asumir una tarea o proyecto de principio a fin antes de pasar a la siguiente, a menos que, por supuesto, encuentre que trabajar de esa manera aumenta su productividad.
Limite sus tareas diarias obligatorias a tres como máximo. El día también puede incluir tareas más pequeñas que son más rutinarias o de menor importancia o urgencia, pero cargar las tareas principales probablemente provocará estrés y decepción.
Recuerde que las prioridades pueden cambiar: si su jefe necesita que haga algo ahora, su primera prioridad anterior probablemente se reducirá a la segunda. Esa es una razón más para dedicar más tiempo a su agenda para permitir flexibilidad.
3. Tareas por lotes
Las tareas por lotes son una de las formas más efectivas y eficientes de realizar esas molestas tareas de hacer todo el tiempo. El procesamiento por lotes simplemente significa que trabaja en el mismo tipo de tarea una y otra vez antes de cambiar a otra cosa. El primer paso es identificar las tareas que realiza una y otra vez y luego configurar un flujo de trabajo simple para que las sigan. Luego, aborda esas tareas al mismo tiempo utilizando ese flujo de trabajo.
El procesamiento por lotes requiere completar tareas similares que requieren recursos similares en "lotes" para mejorar la eficiencia y la productividad. Aquí hay algunos ejemplos:
- Pague todas sus facturas al mismo tiempo Abra todo su correo una vez por semana y actúe en lugar de dejar que se acumule todos los días y nunca llegue a él
El procesamiento por lotes le permite entrar en una rutina haciendo la misma tarea una y otra vez para que no tenga que perder el tiempo descifrando instrucciones o lo que debe hacer a continuación.
4. Eliminar tareas
Una vez que haya enumerado todas sus tareas y las haya ordenado de más importantes a menos, quedará claro qué tareas se encuentran al final de la lista. A veces, estos pueden delegarse en otra persona, pero si eso no es posible, debe decidir si programar un horario para ellos o eliminarlos.
Es posible que tenga tareas en su lista que no tiene que hacer o que no quiera hacer, pero se sintió presionado para agregar en algún momento (ir al gimnasio, asistir a un club de lectura). Estas se pueden eliminar por completo.
Finalmente, es posible simplemente tener mucho que hacer: si no puede hacer todo, evalúe su carga de trabajo para determinar si solo necesita más práctica para priorizar o si tiene que decirle a alguien que ya no puede continuar haciendo cierta tarea.
