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Prepararse para mudarse de una oficina o negocio puede ser mucho más complicado que mudarse de un hogar. La preparación es clave y es esencial asegurarse de que todo en su lista esté completo. Use esta lista de verificación rápida como guía para mantener a su empresa en camino.
Determinar un marco de tiempo y horario
Determinar su marco de tiempo debería ser lo primero que haga. Establezca la fecha en que todas las cosas deben estar fuera del espacio de oficina, que es su fecha de mudanza final. Probablemente necesitará unos días para mudarse, dependiendo de la cantidad de cosas que tenga que mover. Trabaje hacia atrás desde su fecha de mudanza y haga una lista de todas las cosas que debe hacer antes de que lleguen los camiones.
Asigne tareas y configure un comité de movimiento si es necesario
Es una buena idea involucrar al personal en la mudanza temprano. Un comité de mudanzas no solo puede ayudarlo a organizar y planificar la mudanza, sino también a facilitar la transición para el resto del personal. Haga que el comité revise todas las tareas y asigne roles según sea necesario. A medida que avanza el proceso, es probable que necesite agregar tareas a la lista y asegurarse de asignar tareas también: hay demasiado para hacerlo usted mismo.
Establecer un plan de comunicaciones internas y externas
Un plan de comunicaciones internas garantizará que los empleados estén informados sobre los planes de mudanza, mientras que un plan externo mantendrá a sus clientes y proveedores actualizados sobre sus actividades comerciales durante la mudanza para que pueda mantener su negocio en funcionamiento durante la transición.
Alquiler de Mudanzas
Como cualquier movimiento, contratar buenos motores lleva tiempo y debería ser una de las primeras tareas en su lista. Haga que un miembro del personal desarrolle una lista de al menos cinco empresas de mudanzas, luego asegúrese de investigarlas a fondo antes de contratar. Determine el presupuesto, obtenga cotizaciones y compare los servicios entre las compañías de mudanzas para decidir cuál contratar.
Contratar empacadores profesionales
Si su presupuesto móvil puede respaldar la contratación de empacadores profesionales, hágalo. Esto evitará que usted y sus empleados tengan que empacar áreas de la oficina que son comunes y, a menudo, los espacios más difíciles de empacar y mover. Se les puede pedir a los empleados que empaquen sus escritorios u oficinas, ya que también ofrece una oportunidad para que el personal limpie sus espacios y se deshaga de las cosas que no necesita mover.
Crear un nuevo plan de oficina y diseño
Aquí es donde su comité de mudanzas será realmente útil. Siempre es difícil mudarse a un nuevo espacio, pero cuando tienes que averiguar a dónde va todo y a todos, eso lleva mucho tiempo. Asegúrese de saber dónde se colocará cada mueble y dónde se sentará cada empleado. Cuanto más detallado sea el plan, mejor.
Hable con sus proveedores actuales
Mover un negocio puede significar cambiar de proveedor de servicios. Verifique sus contratos y luego decida si se quedará con sus proveedores actuales o si considerará el cambio. Deberá determinar qué requerirá el nuevo espacio en términos de líneas telefónicas e infraestructura de red. Hable con su nuevo propietario y proveedores para asegurarse de que sabe lo que necesita el nuevo espacio para que no haya una brecha en el servicio. Para cualquier equipo que esté alquilando, comuníquese con el distribuidor para notificarles sobre la mudanza y la mejor manera de llevar su equipo a la nueva ubicación.
Mantenga a los empleados actualizados e informados
Un movimiento puede ser difícil para los empleados. Puede significar un cambio en la forma en que viajan y si su viaje ahora es más largo que antes del movimiento. Si se muda a un espacio más pequeño, entonces el personal debe saber cómo se asignarán las oficinas y cómo será su nuevo espacio. Los empleados deben ser informados en cada paso del proceso. Intente mantener un horario de mudanza en el tablón de anuncios de la cocina u otro espacio común para que las personas puedan ver cómo progresan las cosas y qué se espera de ellos como empleados.
