Portra / Getty Images
La mayoría de las organizaciones que tienen más de un puñado de personas necesitan tener una estrategia de comunicación sólida para las comunicaciones internas y externas. Ya sea que se trate de notificaciones sobre cambios en las políticas, procedimientos cotidianos o cualquier cosa que surja del sol, los empleados deben saber sobre cosas importantes.
Esto también incluye desarrollar un plan para una mudanza de oficina y desarrollar una lista de verificación de mudanza.
Si bien puede pensar que hay tantos pasos para planificar una mudanza de oficina que no tiene tiempo para siquiera considerar las comunicaciones, realmente necesita tomarse uno o dos días para crear una estrategia firme que mantenga a los empleados y a sus clientes conscientes de los próximos cambios.
Es muy importante que desee mantener a sus empleados directamente involucrados en la mudanza, ya que probablemente serán los más afectados por la mudanza.
Mensajes internos clave
Los mensajes clave deben incluir el momento, el embalaje, los cierres de oficinas, el nuevo diseño de la oficina y los detalles sobre la nueva ubicación.
- Cronología: asegúrese de enumerar todos los pasos clave del movimiento para que todos sepan qué esperar y cuándo. Instrucciones para empacar: Brinde al personal instrucciones sobre cómo empacar sus oficinas o cubículos para la mudanza. Esto debe incluir dónde obtener los materiales de embalaje, de qué son responsables y los plazos. Notificación anticipada de los cierres de oficinas: durante el traslado, es posible que deba cerrar la oficina para permitir el embalaje final y el traslado de equipos y muebles de oficina. Asegúrese de que su personal esté al tanto de estas fechas y de si la empresa continuará durante la mudanza y cómo y cómo afectará su horario de trabajo y la carga de trabajo. Nuevo plan de oficina: El personal querrá saber con anticipación cómo será el nuevo espacio y cómo se instalarán las oficinas. ¿Seguirán teniendo su propio espacio o ahora estarán en un cubículo o en un plano de planta abierto? Asegúrese de crear una forma de informar al personal sobre cómo podría cambiar su espacio de trabajo. La nueva ubicación, estacionamiento y opciones de viaje: brinde al personal toda la información que necesitan sobre la nueva ubicación para que puedan preparar el transporte al nuevo espacio.
Formas de comunicar objetivos al personal
La forma en que entrega el mensaje debe decidirse por el tipo de mensaje que es. Por ejemplo, la línea de tiempo podría entregarse fácilmente a través de la intranet de su empresa; mientras que los cierres de oficinas pueden presentarse mejor en una reunión de personal para garantizar que se puedan hacer y responder preguntas.
- Intranet: para aquellas empresas u organizaciones que tienen una intranet, esta suele ser la mejor plataforma para la mayoría de los mensajes. Permite actualizaciones fáciles de archivos e información que pueden llegar a todos los empleados. Reuniones en persona: no importa cuál sea el mensaje, las reuniones del personal son un buen lugar para hacer anuncios y dar al personal la oportunidad de tener una discusión completa. También puede usar el tiempo de la reunión para revisar cómo se comunicará la información para que el personal sepa que se mantendrá informado. Correo electrónico: si bien el correo electrónico es fácil, no siempre es la mejor manera de transmitir información. No desea enviar tantos correos electrónicos que las personas no puedan encontrar la información cuando la necesiten. Si usa el correo electrónico, asegúrese de usarlo solo para que las personas sepan dónde pueden obtener la información. Carpetas comunes: si no tiene una intranet, cree una carpeta común en una unidad de red a la que todos puedan acceder. Tablón de anuncios: puede utilizar un espacio físico para publicar información. Las personas pueden verificarlo con frecuencia, y también proporciona un lugar donde las personas pueden reunirse y discutir sus preocupaciones.
